Nos règles internes, en clair

01Rôles et responsabilités

Agence Jutras est une entreprise à propriétaire unique. Son fondateur, Alexis Jutras, exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels. Il veille à l'application de ces règles, approuve tout nouvel outil qui touche des renseignements personnels, traite les demandes d'accès et les plaintes, et tient le registre des incidents.

Nom

Alexis Jutras

Titre

Fondateur, responsable de la protection des renseignements personnels

Courriel

alexis@agencejutras.com

Téléphone

581-349-1258

Si l'entreprise embauche ou fait appel à un collaborateur, celui-ci sera formé à ces règles et s'engagera par écrit à les respecter avant d'avoir accès à un renseignement personnel.

02De la collecte à la destruction

• Collecte : seulement les renseignements nécessaires à une fin précise, connue de la personne au moment de la collecte.
• Utilisation : seulement pour cette fin. Toute nouvelle utilisation demande un nouveau consentement.
• Communication : aucun renseignement n'est vendu ni échangé. Il est communiqué à un fournisseur seulement dans la mesure nécessaire au service.
• Conservation : selon le calendrier de notre politique de confidentialité, revu chaque année.
• Destruction : suppression définitive des fichiers et des courriels (corbeilles comprises), déchiquetage des documents papier, ou anonymisation lorsque des données servent à des statistiques.

03Quand nous travaillons pour un client

Les systèmes que nous bâtissons (réservation, horaire, soumissions) traitent souvent les renseignements des clients de nos clients. Dans ce cas :

• l'entreprise cliente demeure responsable des renseignements de sa clientèle; nous agissons en son nom, selon ses directives;
• nous n'accédons qu'aux renseignements nécessaires pour bâtir, installer et soutenir le système, et nous ne les utilisons à aucune autre fin;
• nous travaillons avec des données fictives chaque fois que c'est possible pendant la construction et les essais;
• le système est installé dans les comptes du client, qui en reste propriétaire; à la fin du soutien, nos accès sont retirés;
• nous aidons le client à respecter ses propres obligations : politique de confidentialité, consentements, registre des incidents.

04Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Avant d'adopter un nouvel outil qui traite des renseignements personnels, de bâtir un nouveau système ou de confier des renseignements à un fournisseur situé hors du Québec, nous évaluons les risques pour la vie privée : quels renseignements, pourquoi, qui y aura accès, où ils seront conservés et comment ils seront protégés. Nous ne poursuivons que si la protection est adéquate.

05Incidents de confidentialité

Un incident, c'est un accès, une utilisation, une communication ou une perte non autorisés d'un renseignement personnel. Lorsqu'un incident survient :

• nous prenons immédiatement des mesures pour en limiter les conséquences (changer un mot de passe, couper un accès, récupérer un document);
• nous évaluons le risque de préjudice pour les personnes concernées;
• nous inscrivons l'incident au registre, même s'il est mineur;
• s'il présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons sans tarder la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées.

06Demandes et plaintes

Toute demande d'accès, de correction, de retrait du consentement ou de suppression, et toute plainte, s'adresse à Alexis Jutras, à alexis@agencejutras.com. Nous confirmons la réception, vérifions l'identité de la personne lorsque c'est nécessaire et répondons par écrit au plus tard 30 jours après la réception, sans frais.

Une personne insatisfaite de notre réponse peut s'adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

07Révision de ces règles

Ces règles sont revues au moins une fois par année, et chaque fois que nous changeons d'outil ou de façon de travailler. La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de la page.